Viết email bằng tiếng Anh là một kĩ năng quan trọng mà chúng ta cần phải luyện tập thật nhiều thì mới nhuần nhuyễn. Một email có nội dung tốt là một điểm cộng rất lớn nếu bạn dùng để trao đổi trong công việc với đối tác. Tuy nhiên, khá nhiều người bối rối khi gõ những dòng email bằng tiếng Anh. Vậy những lỗi thường gặp nhất khi viết email là gì?
1. Viết sai chính tả
Đôi khi chúng ta viết sai chính tả một từ nào đó bởi vì nó quá khó để nhớ hết chính tả của từ hoặc lỗi khi gõ trên bàn phím. Tuy nhiên, hiện nay với những ứng dụng sửa lỗi chính tả trên iPhone hoặc trên máy tính, chúng có thể trợ giúp chúng ta trong việc rà soát lại lỗi chính tả trong email.
2. Lặp từ
“I like reading Sherlock Homles – the detactive novel, but buying an novel is very expensive. I usually just borrow a novel when I go to the library.
Việc lặp lại một từ nhiều lần trong những câu liên tiếp nhau có thể gây ra sự khó chịu cho người đọc. Lời khuyên ở đây là bạn hãy tìm những từ vựng, từ thay thế khác nhau để giúp cho câu văn trở nên linh hoạt, trôi chảy hơn.
3. Những từ ngữ vô vị
Không ai thích một bữa ăn nhạt nhẽo — hoặc một bài viết nhạt nhẽo. Hãy nêm nếm thêm những gia vị lên văn bản của bạn bằng cách tránh các từ nhạt nhẽo, không đặc hiệu như:
- Good
- Nice
- Awesome
- Greatly
Ngay cả việc đơn giản như thay đổi nhỏ “We had a lovely meal” thay vì “We had a nice meal” cũng có thể làm nên một sự khác biệt lớn.
4. Viết tên sai chính tả
Đặc biêt, sẽ thật là tồi ệ nếu chúng ta viết sai tên của người quản lý tuyển dụng hay một khách hàng tiềm năng (tên “Kathryn” nhưng lại nhầm sang “Katharine”)
Hãy luôn luôn rà soát, đọc đi đọc lại email của bạn nhiều lần để đảm bảo rằng bạn viết đúng chính tả.
5. Không viết hoa chữ cái đầu
Mọi email về công việc hoặc email mang tính nghiêm túc đều đòi hỏi những cấu trúc câu rõ ràng và cách trình bày hợp lý. Điều này sẽ đánh giá sự chuyên nghiệp và nghiêm túc của bạn trong việc viết email gửi cho người khác.
6. Thể bị động
Trong hầu hết trường hợp, bằng cách sử dụng cấu trúc câu chủ động thay cho thể bị động sẽ mang lại hiệu quả truyền đạt mạnh và rõ ràng trên văn bản. Nhưng thỉnh thoảng thể bị động là sự lựa chọn thích hợp hơn.
Hãy trau dồi các kiến thức về câu chủ động và bị động trong tiếng Anh để nội dung viết của bạn linh hoạt hơn.
7. Thiếu dấu phẩy giữa các vế câu
Dấu phẩy là một dấu câu quan trọng giúp người đọc phân tách ý của câu rõ ràng hơn. Việc sử dụng dấu phẩy có nhiều lợi ích và ý nghĩa hơn những gì người ta tưởng. Đặc biệt, điều này vô cùng cần thiết trong tiếng Anh. Vì thế, hãy học cách sử dụng dấu câu sao cho nhuần nhuyễn nhé.
8. Câu kết thúc mà không có dấu chấm câu.
Đôi khi trong việc gửi tin nhắn, người ta dùng dấu chấm câu để bày tỏ một thái độ nào đấy, nhưng điều này hoàn toàn sai với email. Dấu chấm câu giúp bạn thể hiện rõ ràng ý của mình.
9. Danh từ riêng không viết hoa
Viết hoa những danh từ riêng giúp chúng ta phân biệt nó với các loại từ khác trong câu. Nếu không viết hoa danh từ riêng, rất có thể người đọc sẽ hiểu sai ý của người viết.
10. Các cụm từ sáo rỗng
Những cụm từ như: “as a matter of fact,” “in a manner of speaking,” “clearly,” and “generally” nghe có vẻ hay và giúp bạn “đánh bóng” bài viết của mình. Tuy nhiên, đôi khi sự xuất hiện của chúng là không cần thiết, đôi khi còn gây nhầm lẫn cho người đọc. Vì thế hãy cân nhắc kỹ trước khi đưa những cụm từ này vào email.
11. Chữ số thay vì các từ
Bạn có biết không phải lúc nào cũng thích hợp để sử dụng một chữ số (1, 15, 5.000)?
Đôi khi cách chúng ta cần làm là đánh vần một số ra (một, mười lăm, năm ngàn).
12. Câu không rõ nghĩa
Khi viết xong một câu, bạn hãy nhìn lại xem câu đó đã rõ nghĩa hay chưa? Các thành phần ngữ pháp, từ vựng trong câu đã rõ ràng để người khác không bị bối rối hay nhầm lẫn khi đọc lên không?
13. Liên kết mệnh đề
Ví dụ: She forgot to use a conjunction, the sentence was incorrect.
Hãy sử dụng những liên từ khi bạn muốn kết hợp hai mệnh đề độc lập lại với nhau.
14. Thiếu dấu phẩy sau khi giới thiệu mệnh đề
Ví dụ: As Joanna reviewed her Weekly Writing Update she realized her lack of comma use.
Luôn luôn đọc kĩ và phân chia mệnh đề rõ ràng trước khi gửi email.
15. Viết câu quá dài
Khi bạn viết nhiều câu phức dài mà không hề có dấu câu, người đọc khó có thể hiểu hết và hiểu đúng từng thông tin cụ thể.
Mỗi ngôn ngữ đều có những nguyên tắc và cấu trúc ngữ pháp riêng biệt. Không có bất cứ ngôn ngữ nào giống nhau hoàn toàn. Vì thế, nếu gửi email bằng tiếng Anh, bạn hãy áp dụng kiểu ngữ pháp của tiếng Anh nhé.
